برای بسیاری از ما مدیریت زمان جزو چالش‌های روزانه است و هر روز در حال مبارزه با آن هستیم. ممکن است در ابتدا عقب انداختن کارها زیاد به چشم نیایند و کارهایی که قرار بود امروز انجام دهیم به فردا و سپس روز بعد کشیده می‌شوند. اما در نهایت کارها چندین هفته عقب می‌افتند و یا به‌موقع نمی‌توانید کارها را تحویل دهید و یا اگر هم تحویل دهید آن کیفیت لازم را نخواهد داشت؛ و این یعنی ناکارآمدی! این جا است که اهمیت دانستن تکنیک مدیریت زمان مشخص می‌شود.
معرفی تکنیک‌های مدیریت زمان
عدم توانایی در مدیریت زمان نه برای جایگاهتان خوب است و نه برای سطح استرس روزانه. اما خوشبختانه تکنیک‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید برای ازبین‌بردن این ناکارآمدی‌ها و انجام کارهای بیشتر در هر ساعت کار انجام دهید.
ما برای شما 100 تکنیک مدیریت زمان برای کارآمدی و بهره‌وری بیشتر آماده کردیم تا از این اتفاق جلوگیری کنید.
1- اهداف S.M.A.R.T داشته باشید
SMART یکی از سیستم‌های معروف هدف‌گذاری است که با انجام آن به خوبی می‌توانید زمانتان را مدیریت کنید.
در این نوع هدف‌گذاری، اهداف شما باید مشخص (Specific)، قابل‌اندازه‌گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Attainable)، مرتبط (Relevant) و محدود به زمان (Time-bound) باشند. با درنظرگرفتن این پنج رکن، برنامه‌ریزی و دستیابی به آنها آسان‌تر می‌شود.
- مشخص: شما باید اهداف خود را واضح، مختصر و معنی‌دار تعریف کنید تا بدانید دقیقاً چه کاری باید انجام دهید.
- قابل‌اندازه‌گیری: برای رسیدن به هدف خود، باید بتوانید پیشرفت آن را نظارت و ارزیابی کنید. می‌توانید با استفاده از معیارها، اعداد یا کارهای کوچک‌تر که نشان‌دهنده پیشرفت هستند، این کار را انجام دهید.
- قابل دستیابی: هدف شما باید واقع‌بینانه باشد. چیزی که بتوانید مدتی از آن فاصله بگیرید و برای استراحت زمان داشته باشید؛ البته این زمان نباید زیاد باشد.
- مرتبط: یک هدف باید با پروژه‌ها، وظایف و برنامه‌های بلندمدت شما همسو باشد. همچنین باید وظایف قابل مدیریتی را تنظیم کنید.
- محدود به زمان: یک هدف نباید در زمان طولانی انجام شود، زیرا رسیدن به آن دشوارتر خواهد بود. در عوض، باید دارای محدودیت زمانی با یک مهلت خاص باشد.
2- تکنیک پومودورو
پومودورو یک تکنیک مدیریت زمان است که افراد را تشویق می‌کند تا از زمانی که در اختیار دارند به‌خوبی استفاده کنند.
با استفاده از این روش، روز کاری خود را به بخش‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم می‌کنید و هر بخش با وقفه‌های پنج‌دقیقه‌ای از هم جدا می‌شوند. بعد از حدود چهار پومودورو، حدود 15 تا 20 دقیقه بیشتر استراحت می‌کنید.
3- قانون 80/20
Pareto Analysis که به‌عنوان قانون 80/20 شناخته می‌شود، این موضوع را بیان می‌کند که 80٪ از نتایج، ناشی از 20٪ فعالیت‌ها و تلاش‌ها است. به بیانی دیگر 20 درصد از ورودی کار شما منجر به 80 درصد نتایج می‌شود.
شما باید بر روی مهمترین وظایف تمرکز کنید و تا انتها روی آنها کار کنید تا در واقع به نتایج دلخواه برسید.
4- OKR، اهداف و نتایج کلیدی
OKR یک چارچوب بسیار محبوب تکنیک مدیریت زمان است، به‌ویژه در تجارت، زیرا توسط شرکت‌هایی مانند گوگل، لینکدین، اوبر و اینتل استفاده می‌شود پدر OKR، اندی گرو، مدیرعامل معروف اینتل است.
OKR که مخفف Objectives and Key Results است و چارچوب بسیار ساده‌ای دارد. مقصود یا Objective همان اهداف هستند و نتایج کلیدی یا Key Results نشان می‌دهند که چگونه به آن مقصود خواهید رسید. برای تنظیم OKR ها، می‌توانید با این فرمول به خودتان کمک کنید: من (مقصود) را با (این مجموعه از نتایج کلیدی) اندازه‌گیری می‌کنم.
- مقاصد توصیفی از آنچه می‌خواهید به دست آورید هستند. آنها باید کوتاه، الهام‌بخش و جذاب باشند. یک سازمان باید 3 تا 5 مقصود سطح بالا داشته باشد.
- نتایج کلیدی معیارهایی هستند که نشان می‌دهد چگونه پیشرفت خود را به سمت مقاصد خود اندازه‌گیری می‌کنید. باید مجموعه‌ای از 3 تا 5 نتیجۀ کلیدی برای هر مقصود وجود داشته باشد. هنگامی که به نتایج کلیدی در پایان نگاه می‌کنید، باید ایدۀ روشنی در مورد اینکه آیا به مقصود خود دست یافته‌اید یا خیر داشته باشید.
OKRها باید بخشی از فرایند برنامه‌ریزی سه‌ماهه باشند و پس از تعریف، باید به همه اعضای تیم اطلاع داده شوند. مهم است که OKRها اغلب تنظیم، ردیابی و بازبینی شوند. می‌توانید با یک جستجوی ساده در اینترنت نمونه‌ها و الگوهای مختلفی را برای OKR پیدا کنید.
“همه چیز درباره OKR که حتما باید بدانید“
5- استراتژی ساینفلد (Seinfeld)
در استراتژی ساینفلد، باید یک تقویم دیواری بزرگ و یک ماژیک قرمز تهیه کنید. سپس سعی کنید هر روز با قراردادن یک X قرمز بزرگ روی آن روز، به یک عادت پایبند باشید. بعد از چند روز، اگر در اعمال خود ثبات داشته باشید، روزها مانند زنجیره‌ای که به هم وصل می‌شوند خواهید داشت و هر روز این زنجیره طولانی‌تر می‌شود.
6- روش POSEC
POSEC مخفف عبارت اولویت‌بندی با سازماندهی (Prioritize by Organizing)، ساده‌سازی (Streamlining)، صرفه‌جویی (Economizing) و مشارکت (Contributing) است. این روش توسط استیون لام، نویسنده کتاب روش مدیریت زمان POSEC توسعه‌یافته است.
با روش POSEC پنج نیاز را برای مدیریت بهتر کار فراهم می‌کند:
- وظایف، اهداف زندگی و آنچه برای شما مهم است را اولویت‌بندی کنید
- وظایف و اهداف خود را سازماندهی کنید و برنامه‌ریزی کنید که چگونه روی آنها کار کنید
- وظایف، کارهای روزمره و تمام‌کارهای کوچکی را که نمی‌خواهید اما باید انجام دهید را ساده‌سازی کنید
- کارهایی که لذت‌بخش است و در اولویت نیست اما هنوز باید انجام شود، کمتر و از اولویت‌های اول خارج کنید
- به همکاران و دوستانتان مشارکت کنید و به آنچه در اطراف شما تفاوت ایجاد می‌کند توجه کنید
این روش بر اساس نظریه سلسله‌مراتب نیازهای آبراهام مزلو و POSEC بازتابی از این سلسله‌مراتب است.
7- روش برنامه‌ریزی سریع (RPM)
به گفته تونی رابینز، خالق روش برنامه‌ریزی سریع، این یک سیستم تفکر است، نه سیستمی برای مدیریت زمان.
RPM در مورد تصمیم‌گیری است که بر روی تحقق چشم انداز خود تمرکز کنید. RPM مخفف نتیجه گرایی (Results-oriented)، هدف محوری (Purpose-driven)، برنامه عملیاتی کلان (Massive Action Plan) می‌باشد. این سیستم می تواند به شما کمک کند تا بر روی مهمترین کارهایی که می‌خواهید و باید انجام دهید تمرکز کنید و بهترین اقدام را برای رسیدن به آن تعیین کنید.
8- ABCDE
روش ABCDE توسط آلن لیکین ابداع شد و در کتاب خود با عنوان “چگونه کنترل زمان و زندگی خود را به دست آوریم” بیان شده است. این تکنیک مدیریت زمان می‌تواند به شما در اولویت‌بندی کارها و بهینه‌سازی زمان لازم برای اتمام آنها کمک کند.
در کنار هر کار یا فعالیتی یک مهمترین (A)، مهم (B)، خوب است انجام شود (C)، محول شود (D) یا در صورت امکان حذف شود (E) قرار دهید و آنها را باتوجه‌به حروف اولویت‌بندی کنید.
هر بار هر یک از کارهای را جدید به لیست وظایف ABCDE خود اضافه کنید.
9- GTD (Getting Things Done)
این تکنیک که توسط دیوید آلن ابداع و در کتاب‌هایش توضیح داده شده است، یکی از گسترده‌ترین و موفق‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان است.
ایده سیستم GTD این است که ذهن شما را از تمام وظایف، پروژه‌ها و مسائل پاک کند و برای تکمیل آنها اقدامات خاصی انجام دهد. این یک روش پنج‌مرحله‌ای مؤثر است:
- ضبط: هر چیزی را که ذهنتان را درگیر و توجه شما را به هر شکلی جلب می‌کند بنویسید یا ضبط کنید.
- شفاف‌سازی کنید: تصمیم بگیرید که با هر موضوعی چه کاری انجام دهید؛ انجامش دهید، انجامش ندهید یا آن را محول کنید
- سازماندهی: وظایف را در دسته‌های مختلف قرار دهید. از ابزارهای مدیریت کار و لیست کارهایی که باید انجام دهید استفاده کنید تا مطمئن شوید که در حال پیشرفت هستید
- انعکاس: به‌روزرسانی‌های منظم در کار خود انجام دهید تا مطمئن شوید که در مسیر درست هستید و هیچ‌چیز ذهن شما را آزار نمی‌دهد
- متعهد شدن: در قبال زمان خود پاسخگو باشید و گام‌های عملی بردارید
10- ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور یک تکنیک مدیریت زمان است که توسط آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس‌جمهور ایالات متحده ایجاد شده است. با استفاده از ماتریس تصمیم‌گیری زیر، اقدامات خود را بر اساس چهار احتمال جدا خواهید کرد.
- فوری و مهم (کارهایی که بلافاصله انجام خواهید داد).
- مهم، اما نه فوری (کارهایی که بعداً برای انجام آنها برنامه‌ریزی خواهید کرد).
- فوری، اما نه مهم (وظایفی که به شخص دیگری محول خواهید کرد).
- نه فوری و نه مهم (وظایفی که شما آنها را حذف خواهید کرد).
11- کار عمیق
تکنیک کار عمیق، یک تکنیک مدیریت زمان محبوب است که ارزش تأمل دارد. کال نیو پورت، نویسنده کتاب کار عمیق، بین کار عمیق و کار کم‌عمق تمایز قائل می‌شود.
در مرحله عمیق کار، شما فقط بر روی کار مهم تمرکز می‌کنید و به هر قیمتی از حواس‌پرتی جلوگیری می‌کنید؛ بنابراین از تماس تلفنی، شبکه‌های اجتماعی، جلسات و سایر موارد حواس‌پرتی خودداری کنید
این دورۀ مشخص در برنامۀ شما برای زمانی که سطح انرژی بالایی دارید خوب است. برای زمان‌هایی که تمرکز کمی دارید، کارهای کوچکی را انجام دهید که نیازی به تمرکز شدید ندارند، مانند کارهای معمول، ایمیل زدن و غیره.
12- روش 4 D
روش 4 D بسیار شبیه به ماتریس آیزنهاور است. یک تکنیک مدیریت زمان است که برای برنامه‌ریزی و سازماندهی پروژه‌های بزرگ‌تر در تیم‌ها بهترین کاربرد را دارد.
در اینجا نحوۀ عملکرد شما در تکنیک 4 D آمده است:
- کاری که باید انجام شود را انجام دهید. به همین سادگی!
- کارهایی را که می‌توان بعداً انجام داد و در اولویت فهرست شما نیست به تأخیر بیندازید.
- کاری را که مجبور نیستید انجام دهید به فردی بامهارت مناسب محول کنید.
- هر کار غیرضروری را که برای تیم و پروژه ارزشی ندارد کنار بگذارید یا به‌کلی حذف کنید.
13- SCRUM
SCRUM محبوب‌ترین چارچوب بهره‌وری چابک به‌خصوص در توسعه نرم‌افزار است. این دقیقاً جزو تکنیک‌های مدیریت زمان نیست، اما قطعاً می‌تواند به رسیدگی صحیح به مسائل بهره‌وری کمک کند.
SCRUM تأکید زیادی بر روابط در تیم‌ها، ایجاد یک نتیجۀ ارزشمند، همکاری با همۀ ذی‌نفعان، پاسخ به تغییرات و بهبود مداوم روش انجام کار دارد.
همچنین مجموعه‌ای واضح از ابزارها را برای پیاده‌سازی چارچوب ارائه می‌دهد. این بیشتر یک تکنیک مبتنی بر تیم است تا مبتنی بر شخص، اما قطعاً می‌توان آن را تطبیق داد و در سطح شخصی استفاده کرد.
نقش‌ها در تیم SCRUM عبارت‌اند از:
- صاحب محصول: اولویت‌ها را مدیریت می‌کند، با همه ذی‌نفعان صحبت می‌کند، از محصولات مراقبت می‌کند
- متخصص SCRUM : چارچوب SCRUM را تسهیل می‌کند، موانع را از بین می‌برد
- تیم: تیم کاملاً متعهد
کارکرد براین‌اساس است:
برنامه‌ریزی اسپرینت: تعیین محدوده کار برای 2 تا 4 هفته آینده
اسکرام روزانه: جلسات کوتاه 15 دقیقه‌ای روزانه برای حفظ تعهد
بررسی اسپرینت: بررسی کار تکمیل شده پس از اسپرینت
اسپرینت نگاه به گذشته: بحث در مورد اینکه چه چیزی خوب پیش رفت و چه چیزی می‌تواند بهبود یابد
14- اول قورباغه را بخور
در این تکنیک مدیریت زمان، درواقع قورباغه همان کارهای سخت و بزرگی است که تمایلی به انجامش نداریم و ممکن است مدام پشت‌گوش بیندازیم. هر روز صبح به‌عنوان اولین کار باید قورباغه را بخورید.
وقتی شما هر روز صبح اولین کاری که انجام می‌دهید خوردن قورباغه باشد، احتمالاً بدترین اتفاقی است که در طول روز برای شما رخ می‌دهد و دیگر از این بدتر نمی‌شود. درواقع شما کار بزرگ را همان ابتدای صبح انجام داده‌اید و دیگر نگرانی ندارید.
15- مدیتیشن کنید
با روزانه چند دقیقه مدیتیشن تمرکز و آرامش خواهید داشت و در نتیجه کارآمدتر هستید. به‌عنوان یک دانش‌آموز یا دانشجو، مطالعۀ دروس آسان‌تر می‌شود و به‌عنوان شاغل، مشارکت بیشتری در محل کار خواهید داشت و کارها را راحت و به‌موقع تحویل می‌دهید.
16- مسئولیت اشتباهات خود را به عهده بگیرید، سپس ادامه دهید
همه ما اشتباه می‌کنیم. پس از آنها درس بگیرید تا در آینده این اشتباهات را تکرار نکنید و ادامه دهید. نگذارید این اشتباهات مانع رسیدن شما به اهدافتان باشند.
17- میز کار خود را تمیز نگه دارید
میز شلوغ و به‌هم‌ریخته مغز را درگیر می‌کند و باعث ایجاد استرس می‌شود. زمانی که می‌خواهید بخوابید، بهترین زمان برای تمیزکردن و مرتب کردن میز خود است تا برای روز بعد کاملاً آماده باشد.
18- از یک تقویم آنلاین استفاده کنید
با یک تقویم آنلاین می‌توانید از چندین دستگاه به آن دسترسی داشته باشید، جلسات و قرارها را برنامه‌ریزی کنید و همچنین یادآوری‌ها و اتفاقاتی که تکرار می‌شوند را برای خود تنظیم کنید.
در تقویم‌های آنلاین، می‌توانید یک روتین روزانه ایجاد کنید، محدودیت زمانی برای تسک‌ها در نظر بگیرید، زمان را کنترل کنید و به شما کمک می‌کند برای زمان استراحتتان برنامه‌ریزی کنید.
19- حداکثر سه کار مهم در روز داشته باشید
لیست کردن تعداد زیادی تسک اصلاً مؤثر نیستند. این به این دلیل است که شما وقت یا انرژی ندارید که همه کارهایی که لیست کرده‌اید را انجام دهید. در عوض، با انتخاب سه کار مهم، فهرست کارهایتان را کم نگه دارید.
20- فراموش‌شدنی‌ها را یادداشت کنید.
وقتی در حال کار روی یک کار مهم هستید، یک خودکار و کاغذ در نزدیکی خود داشته باشید تا بتوانید هر چیزی که مهم است و احتمالاً فراموش می‌کنید را یادداشت کنید. این کار علاوه بر این که فراموش نمی‌کنید چه کاری داشتید، در آن لحظه ذهن شما را خالی می‌کند تا به کارتان برسید.
21- کل روز خود را برنامه‌ریزی کنید
بنجامین فرانکلین جملۀ معروفی دارد: “اگر در برنامه‌ریزی شکست بخورید، در واقع برای شکست برنامه‌ریزی کرده‌اید! ” باتوجه‌به این، هر روز صبح برای کل روز برنامه‌ریزی کنید. این برنامه‌ریزی شامل هر چیزی می‌تواند باشد، از مهمترین وظایف شما گرفته تا جلسات و زمان رفت‌وآمد.
22- به خودت جایزه بده
پاداش دادن به خودتان وقتی به یک هدف رسیدید، روشی مؤثر برای حفظ انگیزه و بهره‌وری شماست. ترفند این است که پس از انجام کار به خود چیزی که خیلی دوست دارید جایزه بدهید. این جایزه می‌تواند رفتن به سینما، خوردن فست‌فود، بازی ویدئویی یا هر چیز دیگری که خودتان دوست دارید باشد.
23- کمال‌گرایی ممنوع!
دنبال بی‌نقص بودن چیزی نباشید، زیرا چنین چیزی وجود ندارد. داشتن استانداردهای بالا مطمئناً یک پیش‌نیاز برای انجام کار خوب است، اما اگر به طور مداوم از خود و همکارانتان توقعاتی در حد استانداردهای غیرممکن داشته باشید، می‌تواند به‌شدت نتیجه معکوس داشته باشد و به موفقیت و روابط شما آسیب برساند.
تنها و تنها به این فکر کنید که تمام تلاش خود را بکنید و به حرکت روبه‌جلو ادامه دهید و هر روز یک‌قدم به هدف نزدیک‌تر شوید.
24- یک راهنما (منتور) پیدا کنید
یک راهنما (منتور) نکات و ترفندهایی را که برای او مفید بوده و توانسته در زندگی خودش موفق شود و همچنین اشتباهاتی که باید از آنها اجتناب کنید را با شما در میان می‌گذارد.
25- تابلوهای انگیزشی در محل کارتان نصب کنید
این تابلوها می‌توانند نقل‌قول‌های الهام‌بخش باشند که در خانه یا محل کار خود نصب کنید تا انگیزه شما را حفظ کنند.
26- نفس بکش
تنفس باعث می‌شود سطح استرس کاهش یابد و آرامش بیشتری را در طول روز تجربه کنیم. با این تکنیک مدیریت زمان، بهره‌وری افزایش میابد و قادر خواهید بود زمانتان را بهتر مدیریت کنید.
27- تلویزیون را خاموش کنید
ما در طول شبانه‌روز زمان بسیار زیادی را صرف تماشای تلویزیون می‌کنیم. همچنین در برخی از خانه‌ها تلویزیون دائم روشن است حتی اگر کسی تماشا نکند. روشن بودن تلویزیون نه‌تنها وقتمان برای مطالب بی‌ارزش می‌گذرد، بلکه باعث شلوغ شدن ذهن و عدم تمرکز می‌شود. به‌جای این کار، زمان را صرف کارهای باارزش و تأثیرگذار در موفقیت کنید.
28- بر اساس انرژی خود برنامه‌ریزی کنید
تکنیک‌های مدیریت زمان وقتی تأثیر خود را می‌گذارند که شما بیشترین انرژی و تمرکز را دارید. با امتحان کردن ساعت‌های مختلف در طول روز می‌توانید زمانی را که در بیشترین حالت انرژی و تمرکز هستید را پیدا کنید.
با ایجاد یک برنامه بر اساس انرژی خود، می‌توانید روتینی ایجاد کنید که تاحدامکان بهره‌وری شما را تضمین کند. حتماً این برنامه‌ریزی را در یک تقویم انجام دهید.
29- یک دفتر ثبت فعالیت داشته باشید
دفترچۀ ثبت فعالیت‌ها و زمان انجام آن، یک تکنیک مدیریت زمان بسیار ساده است که می‌توانید بفهمید وقت خود را چگونه می‌گذرانید. با ثبت نحوۀ گذراندن زمان خود به مدت یک یا دو ماه، خواهید دید که زمان خود را کجا تلف می‌کنید و چه چیزی بر بهره‌وری تأثیر می‌گذارد.
30- از وقت‌های مرده استفاده کنید
احتمالاً برای شما هم در طول روز لحظاتی پیش‌آمده است که منتظر چیزی هستید و زمان به‌کندی می‌گذرد. دقایقی همانند انتظار برای اتوبوس یا مترو، مطب دکتر و فرودگاه.
در این مواقع کاری برای انجام با خود داشته باشید. این می‌تواند خواندن یک کتاب، پاسخگویی و پیگیری کارها، خواندن چند لغت زبان یا حتی نوشتن کتاب خودتان باشد.
از بین تکنیک‌های مدیریت زمان، این تکنیک شما را به بالاترین حد کارآمدی می‌رساند.
31- به طور منظم استراحت کنید
شاید تصور کنید کار بدون وقفه از آن تکنیک‌های مدیریت زمان خوب است، اما بیشتر از اینکه فایده‌ای داشته باشد، ضررهای زیادی به همراه دارد.
ما به استراحت نیاز داریم تا مغزمان دوباره انرژی لازم را کسب و سپس دوباره روی کار تمرکز کند. می‌توانید از تکنیک پومودورو استفاده کنید یا به پیاده‌روی کوتاهی بروید. فصلی از کتاب موردعلاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه درست کنید. یا وقت آزاد خود را صرف یادگیری چیزهای جدید با تماشای فیلم‌های مستند کنید. استراحت به شما بهره‌وری قابل‌توجهی می‌دهد. البته، گاهی اوقات، کارکردن در مدت‌زمان طولانی اشکالی ندارد، اما انجام این کار در درازمدت باعث می‌شود احساس خستگی کنید و خلاقیت شما را کاهش می‌دهد.
همچنین اگر کارمند هستید، به یاد داشته باشید که شما حق دارید استراحت کنید. این حق شماست و کارفرما موظف آن را رعایت کند.
32- میان‌برهای صفحه‌کلید را بیاموزید
ما در دورانی زندگی می‌کنیم که دائماً در حال کار با رایانه هستیم. حال که به این میزان از رایانه استفاده می‌کنیم، خوب است میان‌برهای صفحه‌کلید را بیاموزیم تا سریع‌تر کارهایمان را انجام دهیم و در زمان صرفه‌جویی کنیم.
33- چند کار را با هم انجام ندهید
اگر سری به آگهی‌های استخدام بزنید، خواهید دید که در بسیاری از پیشنهادات شغلی بیان می‌شود که انجام چند کار همزمان یکی از مهارت‌های کلیدی داوطلب است. اما با صراحت بگوییم که بهتر است چنین پیشنهادی را مستقیماً به سطل زباله بیندازید.
حقیقت این است که انجام چند کار به مغز ما آسیب می‌رساند. شاید به نظر برسد که انجام چندین کار به طور همزمان یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان عالی است، اما در واقع، بهره‌وری را به طور چشمگیری کاهش می‌دهد.
مطالعه انجام‌شده در دانشگاه استنفورد نشان می‌دهد که افراد با این ویژگی نمی‌توانند اطلاعاتی که وارد مغزشان می‌شود را فیلتر کنند و این به این معنی است که آنها با دریافت اطلاعات نامربوط تمرکز کافی ندارند و در کارشان کند می‌شوند. یک کار را در یک‌زمان انجام دهید و متمرکز بمانید.
34- یک روتین صبحگاهی ایجاد کنید
وقتی از خواب بیدار می‌شوید اولین کاری که انجام می‌دهید چیست؟ بیشتر افراد در شبکه‌های اجتماعی در حال هدردادن وقت خود هستند. داشتن روال صبحگاهی خود بدون شک در بقیه روز به شما نیرو می‌دهد. از منظر روان‌شناسی، کاری که صبح انجام می‌دهید نتایجی که در طول روز به دست خواهید آورد را تعیین می‌کند.
با کارهای کوچکی مانند مرتب کردن رختخواب خود، خوردن صبحانۀ کامل و سالم، ورزش و برنامه‌ریزی شروع کنید و شبکه‌های اجتماعی یا کارهای دیگر را برای پایان روز بگذارید. یک روتین صبحگاهی خوب، روحیه مناسبی در شما ایجاد می‌کند و به شما انگیزه می‌دهد تا کار کنید.
35- برقراری ارتباط
ارتباط صحیح می‌تواند در زمان بسیار صرفه‌جویی کند و جزو تکنیک‌های مدیریت زمان خوب قرار گیرد. اگر برنامه‌ها، مقاصد یا الزامات خود را به‌وضوح بیان نکنید، مردم وظایف خود یا شما را درک نخواهند کرد و این منجر به درگیری و سوءتفاهم خواهد شد.
همچنین، فراموش نکنید که از ابزارها و برنامه‌های اختصاصی برای تقویت ارتباط بین شما و تیم یا مشتریان خود استفاده کنید. این یک راه آسان، سریع و راحت برای انتقال پیام‌ها، برنامه‌ریزی جلسات، یا تبادل هر نوع اطلاعات است.
36- جلسات به‌صورت ایستاده یا پیاده‌روی
برخی از جلسات ضروری است. اما به‌جای نشستن، مانند آنچه در تمام طول روز انجام می‌دادید، جلسات را درحالی‌که ایستاده‌اید و یا در حال قدم‌زدن هستید برگزار کنید. این نه‌تنها برای سلامتی شما بهتر است، بلکه این نوع جلسات باعث کاهش حواس‌پرتی، ترویج همکاری و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
37- برنامه داشته باشید
فرض کنید شما یک معمار هستید و قصد دارید خانۀ رؤیایی خود را بسازید. بدیهی است که ابتدا شما باید نقشۀ خانۀ خود را طراحی کنید. نقشه تضمین می‌کند که خانه به‌درستی ساخته شده است و تمام وسایل موردنیاز برای انجام به‌موقع کار را دارید.
اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت منطقی برای خود داشته باشید. همچنین پیشنهاد می‌شود یک شعار شخصی داشته باشید، جمله‌ای که مخصوص خودتان است و به شخص شما انگیزه می‌دهد.
38- دمای مناسب را تنظیم کنید
وقتی هوا خیلی گرم یا خیلی سرد است، بهره‌وری کاهش می‌یابد. این منطقی است زیرا شما روی میزان عرق کردن یا لرزیدن خود تمرکز کرده‌اید. درحالی‌که چندین فاکتور وجود دارد که باید در نظر گرفته شود، نگه‌داشتن دما بین 21-22 درجه سانتیگراد معمولاً ایده‌آل است.
39- چرت بزنید
وقتی احساس می‌کنید خسته‌اید و دیگر نمی‌توانید، یک چرت کوتاه ترجیحاً بعدازظهر انجام دهید. چرت زدن می‌تواند حافظه، هوشیاری و خلاقیت شما را بهبود بخشد.
40- دسته‌بندی وظایف
در این تکنیک مدیریت زمان، کارهای مشابه را با هم گروه‌بندی می‌کنید و زمانتان را کاملاً به آنها اختصاص دهید. شما می‌توانید هر کار را برای یک دسته خاص برچسب بزنید تا دسته‌بندی آسان‌تر و مؤثرتر شود.
به‌عنوان‌مثال، می‌توانید فعالیت‌هایی مانند پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها، تماس با مشتریان و جلسات را در یک دسته به‌عنوان وظایف اداری قرار دهید.
41- یک ذهنیت رشد ایجاد کنید
کارول دوک، روان‌شناس استنفورد کشف کرد، افرادی که دارای طرز فکر رشد هستند، بر این باورند که حتی اگر مهارت‌های کمی دارند، می‌توانند از طریق سخت‌کوشی آنها را توسعه بدهند؛ استعداد فقط نقطۀ شروع است. این دیدگاه عشق به یادگیری و انعطاف‌پذیری را ایجاد می‌کند که برای موفقیت بزرگ ضروری است.
42- در محیط مناسب قرار بگیرید
در محیطی کار کنید که راحت هستید. محیط بهتر است ساکت، منظم و تمیز، راحت و عاری از حواس‌پرتی باشد.
همچنین مطمئن شوید که تمام ابزارها و منابع را به‌راحتی در دسترس دارید و محل کار خود را با رنگی رنگ‌آمیزی کنید که بهره‌وری شما را بهبود می‌بخشد.
43- خواب کافی و مناسب داشته باشید
سعی کنید هر روز در ساعت مشخصی از خواب بیدار شوید و هر روز ساعت مشخصی به رختخواب بروید.
همچنین حتما خواب کافی داشته باشید. به طور میانگین خواب کافی 8 ساعت است و پیشنهاد می‌شود به هر میزان که میخوابید هر روز همان باشد نه بیشتر و نه کمتر.
از نوشیدنی‌های حاوی کافئین یا الکل در عصر خودداری کنید. حداقل 2 ساعت قبل از خواب از خوردن وعده‌های غذایی سنگین خودداری کنید.
44- قانون 1-3-5
قانون 1-3-5 یک استراتژی ساده برای مدیریت وظایف شماست. هر روز، زمان کاری خود را به ۱ چیز بزرگ، ۳ چیز متوسط و ۵ چیز کوچک اختصاص می‌دهید.
با این تکنیک مدیریت زمان رسیدن به اهدافتان آسان‌تر است. شما نمی‌توانید همیشه مشغول کارهای بزرگ باشید و محدودیت‌هایی برای انجام کار وجود دارد.
45- یاد بگیرید که به طور مؤثر “نه” بگویید
هنگامی که مسیر شغلی خود را شروع می‌کنید، گفتن بله به مسئولیت های جدید کاملا عادی است. اما یک نقطه وجود دارد که شما دیگر نمی توانید مسئولیت‌های زیاد را همزمان با هم انجام دهید.
به یاد داشته باشید که “نه” گفتن خودخواهانه یا بی‌ادبانه نیست، بلکه برای مدیریت زمان، بهره‌وری، سلامت جسمی و روانی شما ضروری است. ممکن است “بله” گفتن به حجم زیاد کار، جلسات اضافی، مهمانی‌های خانوادگی و دعوت دوستان برایتان آسان به نظر برسد؛ اما اصلاً این‌چنین نیست. همچنین هیچگاه به این فکر نکنید که با گفتن “نه”، شما تبدیل به فردی بی‌مسئولیت، غیر اجتماعی، یا کسی که اثربخش نیست می‌شوید.
معمولاً در این‌چنین مواقع سه نوع رفتار وجود دارد: کسی که رفتار خجولانه دارد و با حس بد و درحالی‌که نمی‌خواهد کارها را قبول می‌کند؛ شخصی که رفتار پرخاشگرانه دارد و با بحث کردن و انتقال حس بد به‌طرف مقابل درخواست را رد می‌کند؛ کسی که رفتار قاطعانه دارد و با ابراز همدردی درخواست را رد می‌کند و در پایان اگر کار دیگری از دستش برمی‌اید برای طرف مقابل انجام می‌دهد. این کار می‌تواند معرفی شخصی باشد که می‌تواند کار را انجام دهد.
46- با خودت معامله کن
کوین سیستروم، بنیان‌گذار اینستاگرام می‌گوید: اگر نمی‌خواهید کاری را انجام دهید، با خودتان قرار بگذار که فقط پنج دقیقه از آن را انجام دهید. بعد از پنج دقیقه، شما بازهم ادامه می‌دهید و تمام‌کارها را انجام خواهید داد.
47- زودتر از خواب بیدار شوید
دنیا در صبح زود جای ساکتی است. شما می‌توانید در یک محیط ساکت و آرام به برنامه‌تان برسید. بسیاری از کارآفرینان از این زمان برای شروع روز خود استفاده می‌کنند. آنها ایمیل‌ها را چک می‌کنند، برای روز خود برنامه‌ریزی می‌کنند، ورزش می‌کنند یا کارهایی می‌کنند که در طول روزهای کاری نادیده گرفته می‌شوند.
بسیاری از نویسندگان و هنرمندان در صبح خلاقیت بیشتری دارند. بیدارشدن با ذهنی تازه به دیدن چیزها با وضوح کامل کمک می‌کند و خلاقان را به تولید کار باکیفیت ترغیب می‌کند. همچنین، زمانی که دیگران هنوز در خواب عمیق هستند و حواس‌پرتی‌ها به حداقل می‌رسد، خلاق بودن بسیار آسان‌تر است.
48- قاطع باشید
زمانی که شما صرف یک تصمیم می‌کنید می‌تواند صرف چیزی شود که واقعاً سازنده است. قاطعانه تصمیم بگیرید، آن را عملی کنید و زندگی خود را بسازید.
49- ورزش کنید
ورزش به ساخت میتوکندری‌های جدید در بدن کمک می‌کند، در نتیجه ما در طول روز انرژی بیشتری خواهیم داشت. انرژی بیشتر به این معنا است که می‌توانیم برای مدت طولانی‌تری بدون کاهش بهره‌وری و بدون استرس کار کنیم. همچنین انرژی بیشتر باعث می‌شود هوشیاری و تمرکز بیشتری داشته باشیم و قادر به انجام کارهای بیشتر خواهیم بود.
ورزش منظم همچنین به افزایش تحمل شما در برابر استرس کمک می‌کند. به‌تدریج و با ورزش مداوم، احساس شادی، آرامش و کنترل بیشتری خواهید داشت.
50- قانون پارکینسون
مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون به دلیل جمله “کار گسترش می‌یابد تا زمان در دسترس برای تکمیل آن پر شود” مشهور شد. به‌عبارت‌دیگر، مدت زمانی که برای انجام یک کار به خود اختصاص می‌دهید، مدت زمانی است که برای انجام آن کار صرف می‌کنید.
چگونه کار می‌کند:
این قانونی است که وقتی فهمیده شود، می‌تواند به‌عنوان یکی از سودمندترین تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده شود. شما باید در زمان‌های کوتاه‌تر کارآمدتر کار کنید. در اینجا چند نکته وجود دارد:
سعی کنید بدون شارژر کامپیوتر کار کنید. این شما را مجبور می‌کند تا قبل از اینکه رایانه شما خاموش شود، یک پروژه را به پایان برسانید.
زودتر انجامش دهید. به‌جای اینکه کارتان را تا نیمه‌شب تمام کنید، سعی کنید آن را تا ظهر تمام کنید.
یک ضرب‌الاجل تعیین کنید. به خودتان زمان معینی برای انجام کاری بدهید و سپس آن را به نصف برسانید.
زمان را برای وظایف محدود کنید. فقط 20 دقیقه صبح به خود فرصت دهید تا به ایمیل‌ها پاسخ دهید.
افرادی که به این تکنیک نیاز دارند، افرادی هستند که مدام معطل می‌کنند و افرادی که تحت‌فشار به‌خوبی کار می‌کنند
51- تکنیک مدیریت زمان 168 ساعت
خوب است بدانید که 168 ساعت در هفته وجود دارد و شما می‌توانید 168 ساعت را برنامه‌ریزی کنید. با این کار زمان کافی برای انجام تمام‌کارهای مهم وجود دارد.
52- تکنیک مدیریت زمان 10 دقیقه
بنشینید، 10 دقیقه کاری که انتخاب کرده‌اید را انجام دهید و بعد از 10 دقیقه، در صورت تمایل می‌توانید دیگر انجام ندهید. معمولاً این اتفاق نمی‌افتد و شما به کار خود ادامه می‌دهید.
53- کار 10 دقیقه‌ای برای مدیریت زمان
تکمیل هر کار در لیست کارهای شما نباید بیش از 10 دقیقه طول بکشد. اگر این اتفاق افتاد، باید آن را به چند بخش تقسیم کنید، به‌گونه‌ای که فقط 10 دقیقه نیاز باشد برایش زمان بگذارید.
54- تکنیک مدیریت زمان 18 دقیقه
این تکنیک مدیریت زمان باتوجه‌به 8 ساعت کار روزانه تعیین شده است. روز خود را با صرف 5 دقیقه برای انجام برنامه روزانه خود شروع کنید. هر ساعت ۱ دقیقه استراحت کنید تا پیشرفت خود را ببینید و کارهایی که باید انجام دهید و در نهایت روز خود را با مروری 5 دقیقه‌ای به پایان برسانید.
55- تمرکز 90 دقیقه‌ای مدیریت زمان
همۀ عوامل حواس‌پرتی را از خود دور کنید و 90 دقیقه با تمرکز کامل و بدون هیچ حواس‌پرتی کار کنید؛ سپس 20 تا 30 دقیقه استراحت کنید.
56- تکنیک مدیریت زمان 52 / 17
به مدت 52 دقیقه با تمرکز کامل کار کنید و سپس 17 دقیقه استراحت کنید.
57- 7 دقیقه مهم زندگی
7 دقیقه صبح را برای برنامه‌ریزی روز خود و 7 دقیقه قبل از خواب را به‌مرور روز خود و آماده‌سازی برنامه فردا اختصاص دهید.
58- تقسیم‌بندی کارها برای مدیریت زمان
از چهار لیست مختلف استفاده کنید: کارهای جدید، کارهای تکراری، کارهای ناتمام و قدیمی. با کارهای جدید شروع کنید، سپس به سراغ کارهای تکراری بروید، و بعد مدتی را صرف کارهای ناتمام کنید، در پایان برخی از کارهای قدیمی را انجام دهید.
59- ساعت بیولوژیکی و بهره‌وری بیشتر
ایده این است که ساعت‌های مختلف در روز را به کار مشغول شوید تا متوجه شوید بهترین ساعات شما چه زمانی است. سپس زمان کار خود را براین‌اساس تنظیم می‌کنید.
60- کارهای کوچک را الان انجام بده
اگر کاری باید انجام دهید که وقت بسیار کمی از شما می‌گیرد، همین‌الان و بدون هیچ فکر و برنامه‌ریزی انجامش دهید.
61- روش کوه یخ
تمام ایمیل‌ها، یادداشت‌ها، مقاله‌ها و سایر اطلاعاتی را که به طور تصادفی به آنها برخورد می‌کنید، در جایی ذخیره کنید و آنها را در پوشه‌ها و با برچسب‌ها دسته‌بندی کنید. هر ماه، هر چیزی را که ذخیره کرده‌اید مرور کنید و در مورد نحوۀ اعمال آن در کار فعلی خود فکر کنید.
62- صندوق ورودی خالی
هر روز، صندوق ورودی ایمیل خود را به صفر برسانید، درحالی‌که کمترین زمان ممکن را صرف ایمیل‌ها می‌کنید.
63- تکنیک مدیریت زمان تریاژ
کارها را به سه دسته مختلف دسته‌بندی کنید: چیزهایی که نیاز به اقدام فوری دارند، چیزهایی که مهم هستند اما فوری نیستند و چیزهایی که وقت تلف می‌کنند.
64- اولویت‌بندی کنید
اگر نوشتن فهرست کارها اولین گام به سمت مدیریت بهتر زمان است، اولویت‌بندی کارهایتان قدم بعدی است. شما را از طریق فعالیت‌های روز به ترتیب اهمیت راهنمایی می‌کند و اطمینان می‌دهد که در ابتدا به وظایفی که مهم‌تر هستند رسیدگی می‌شود. هنگام رتبه‌بندی وظایف خود، همیشه باید آنچه را که برای شما مهم است اولویت‌بندی کنید. مشخص کنید که کدام کارها و فعالیت‌ها باارزش هستند که بیشترین تأثیر مثبت را روی شما، کار و تیم شما خواهد داشت.
بدون اولویت، ما اغلب بر روی کارهایی تمرکز می‌کنیم که فوری هستند اما در واقع آن‌قدر مهم نیستند، فقط به این دلیل که یک ضرب‌الاجل نزدیک است. اولویت‌بندی مؤثرترین دفاع شما در برابر فریب‌کارهای فوری و درعین‌حال بی‌اهمیت است.
65- ایمیل‌های خود را کوتاه کنید
ایمیل‌های خود را کوتاه و دقیق نگه دارید. سعی کنید از حاشیه گویی بپرهیزید و ایمیلتان در کمتر از پنج دقیقه قابل خواندن باشد.
66- از دسترس خارج شوید
گاهی اوقات برای شارژ مجدد و جلوگیری از فرسودگی لازم است که از دسترس خارج شوید. به عنوان مثال، بعدازظهرهای پنجشنبه تلفن خود را برای چند ساعت خاموش کنید و به تماس‌های تلفنی، پیامک یا ایمیل پاسخ ندهید.
67- اعلان‌ها را خاموش کنید
هنگام کارکردن همۀ اعلان‌های ایمیل، فیس‌بوک، توییتر و سایر شبکه‌های اجتماعی را خاموش کنید.
68- محدودسازی ابزارها و برنامه‌ها
باوجوداینکه هزاران ابزار و اپلیکیشن وجود دارد که می‌توانند به شما در مدیریت زمان و بهره‌وری کمک کنند، اما این کار را انجام ندهید.
داشتن تعداد زیادی از این ابزارها و برنامه‌ها نتیجه معکوس دارد. فقط موارد ضروری نگه دارید.
69- حداکثر سه کار اولویت‌دار در روز انجام دهید
لیست‌های طولانی کارها به‌هیچ‌عنوان مؤثر نیستند. این به این دلیل است که شما وقت یا انرژی کافی ندارید تا همۀ کارها را انجام دهید. در عوض، با انتخاب سه کار مهم، فهرست کارهایتان را کم نگه دارید.
70- روز خود را با نوشتن اتفاقات به پایان برسانید
تمام‌کارهایی که در طول روز انجام داده‌اید به همراه نتایج آن کار و نحوۀ به پایان رساندن آن را در یک دفتر بنویسید. اگر به‌گونه‌ای کار کردید که خوش‌حال هستید، آن حس را روی کاغذ منتقل کنید. پایان‌دادن به روزتان با نوشتن اتفاقات، شما را تشویق می‌کند که روز بعد نیز همین کار را انجام دهید.
71- موانع مدیریت زمان را پیش‌بینی کنید
درست است که نمی‌توانید برای هر اتفاق غیرمنتظره‌ای آمادگی داشته باشید، اما باید موانع خاصی که احتمال رخداد وجود دارد را پیش‌بینی کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید یک برنامه اضطراری داشته باشید تا بتوانید بدون توجه به هر اتفاقی به جلو بروید.
72- اهدافی برای فرایند تعیین کنید
اهداف فرایند، اهدافی هستند که در واقع برای رسیدن به هدف بزرگ‌تر باید به آن برسید. به‌عنوان‌مثال، اگر می‌خواهید فروش را تا 25 درصد افزایش دهید، هدف فرایند شما تماس روزانه با 5 مشتری است.
73- عادات کلیدی خود را شناسایی کنید
چارلز دوهیگ، نویسندۀ کتاب “قدرت عادت”، عادات کلیدی را عادت‌هایی تعریف می‌کند که می‌توانند زندگی شما را متحول کنند. به عنوان مثال می‌توان به برنامه‌ریزی برای روزهای خود، ورزش و داشتن اراده قوی اشاره کرد.
74- یک برد آسان به دست آورید
درحالی‌که معمولاً باید ابتدا روی انجام سخت‌ترین کارها تمرکز کنید، گاهی اوقات به یک پیروزی فوری نیاز دارید، مانند مرتب کردن رختخواب خود هنگام بیدارشدن از خواب. این یک راه ساده برای احساس موفقیت و ایجاد حرکت برای بقیه روز است.
75- هفتۀ گذشته را به‌مرور کنید
این از آن تکنیک‌های مدیریت زمان ساده اما کاربردی است که شما را بسیار جلو می‌اندازد و عامل موفقیت شما است.
در پایان هر هفته همه چیز را مرتب کنید و هر چیزی که نیاز است را آرشیو کنید و محیط کارتان را برای هفته بعد آماده کنید.
حال همۀ کارها و پروژه‌هایی را که انجام دادید مرور کنید و نقاط قوت و ضعف خود را پیدا کنید.
سپس سعی کنید خلاقیت داشته باشید و بررسی کنید که چطور می‌توانید کارها را برای هفتۀ آینده بهتر انجام دهید.
76- برای مدیریت زمان لبخند بزنید!
با لبخند زدن شما را بهره‌وری بیشتری خواهید داشت، زیرا ایمنی بدن شما را تقویت می‌کند، شما را شادتر می‌کند، استرس را بهتر کنترل می‌کند و به شما کمک می‌کند روی اهداف بزرگ تمرکز کنید.
77- خود را در معرض نور خورشید قرار دهید
نور طبیعی سطح انرژی شما را افزایش می‌دهد، به تمرکز شما کمک می‌کند، استرس را کاهش می‌دهد و به خواب بهتر کمک می‌کند.
78- کافئین را هوشمندانه بنوشید
لسونسکی می‌گوید: از کافئین به‌صورت استراتژیک استفاده کنید: ممکن است حدود 20 دقیقه طول بکشد تا یک فنجان قهوه وارد بدن شود، بنابراین آن را 20 دقیقه قبل از اینکه نیاز به کارکردن داشته باشید بنوشید، و آماده باشید.
79- غذای خوب و سالم بخورید
با خوردن غذاهای مناسبی که بدنتان را تقویت می‌کنند، انرژی خود را بالا نگه دارید. از شکر، کربوهیدرات‌های ساده مانند ماکارونی و نان، و غذاهای ناسالم تا جای امکان اجتناب کنید. آنها می‌توانند به طور موقت انرژی شما را بالا ببرند، اما ممکن است دچار مشکل شوید.
80- از محل کار خارج شوید
در محل کار ممکن است هوا گرفته باشد و یا به دلیل وجود تعداد زیادی رایانه آلودگی‌هایی وجود داشته باشد. زمان مشخصی را برای خروج کامل از محل کار تعیین کنید تا با از طریق این تکنیک مدیریت زمان بتوانید نفسی تازه کنید و باتری‌های خود را دوباره شارژ کنید.
81- برای بهره‌وری فعالانه گوش کنید
گوش‌دادن فعال زمانی است که تمام توجه و تمرکز شما بر روی مکالمه است. در نتیجه، هم از سوءتفاهم‌ها جلوگیری کرده و هم کارها صددرصد درست انجام می‌شود و احتمال خطا کمتر می‌شود، در نتیجه بهره‌وری را افزایش میابد.
82- از ابزارهای مدیر رمز عبور استفاده کنید
در طول روز ممکن است جاهای مختلفی در سیستم‌های مختلف بخواهیم وارد شویم. اگر بخواهیم همۀ این‌ها را به ذهن بسپاریم، کار سختی است و ذهنمان را درگیر می‌کند. اگر هم بخواهیم جای آن را بنویسیم ممکن است نتوانیم در لحظه پیدا کنیم.
برای اینکه نه نیازی به حفظ کردن باشد و نه نیازی به نوشتن و به‌همراه‌داشتن رمز، کافی است از ابزارهای مدیریت رمز عبور استفاده کنید تا به‌صورت یکپارچه و جامع همۀ رمزها را در یک جا ذخیره داشته باشید.
83- فهرستی از اهمال‌کاری تهیه کنید
این فهرستی از فعالیت‌هایی است که مدام پشت‌گوش می‌اندازید. می‌توانید هر زمان که اهمال‌کاری می‌کنید یا وقت استراحت دارید، آنها را انجام دهید. مثلاً سازماندهی پوشه‌ها، یا بررسی لیست مخاطبین شما می‌باشد.
84- زمان کمتر در نظر بگیرید
در این تکنیک مدیریت زمان اگر فکر می‌کنید انجام کاری یک ساعت طول می‌کشد، در عوض ۴۰ دقیقه به خودتان فرصت دهید. با کاهش ضرب‌الاجل ذهنی‌تان، سریع‌تر کار می‌کنید، و همچنین تمرکزتان را بهبود می‌بخشید.
85- لیست کارهای انجام شده
به‌جای اینکه فقط یک لیست از کارها بسازید، یک لیست از کارهای انجام شده ایجاد کنید که در آن همه چیزهایی را که قبلاً انجام داده‌اید را یادداشت کنید. این یک راه قدرتمند برای حفظ انگیزه شما در زمانی است که نیاز به تقویت دارید.
86- روز بدون جلسه داشته باشید
شرکت‌هایی هستند که قانونی دارند در مورد جلسات دارند. این که یک روز در هفته را مشخص می‌کنند و در آن روز هیچ جلسه‌ای برگزار نمی‌شود. به‌جای اتلاف وقت خود در یک جلسه، می‌توانید روی کارهای فردی مهم تمرکز کنید. این تکنیک مدیریت زمان را اجرا کنید و پس از چند ماه شاهد پیشرفت بیشتر باشید.
87- سیستم سنگ‌های بزرگ
بر اساس اصولی که توسط استفان کاوی، نویسندۀ کتاب هفت عادت افراد بسیار مؤثر بیان شده است، کارهای مهم را سنگ‌های بزرگی تصور کنید که یک سطل را پر می‌کنند. ابتدا سنگ‌های بزرگ را درون سطل بگذارید و سپس سنگ‌های کوچک‌تر را درون سطل بریزید تا تمام شکاف‌ها پر شوند.
88- قاتلین زمان را بشناسید
تمام هفتۀ خود را بررسی کنید و ببینید چه‌کارهایی انجام می‌دهید که باعث می‌شود زمانتان هدر برود. این کارها می‌تواند بازی، سریال، فکر و خیال، تلفن همراه، استرس و یا هر چیز دیگری باشد
89- کارآمدی با قانون 5 ثانیه
قانون 5 ثانیه تکنیک مدیریت زمان بسیار ساده‌ای است. اگر فکر عملی کردن کاری را دارید، باید در عرض 5 ثانیه از جایتان برخیزید و انجامش دهید، وگرنه مغز شما آن انگیزه خواهد کشت. تردید به خودتان راه ندهید. ممکن است فقط یک ثانیه تردید داشته باشید، اما این تمام چیزی است تا کار را انجام ندهید.
90- برای مدیریت زمان برون‌سپاری کنید
در برون‌سپاری به افراد باتجربه این اجازه را می‌دهید که یکسری از کارهایتان را انجام دهند و این در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند. در پی این صرفه‌جویی، شما قادر خواهید بود کارهای بیشتری در طول هفته انجام دهید و شاهد پیشرفت بیشتر باشید.
91- هر بار یک‌قدم بردارید
این یکی از ساده‌ترین اما قدرتمندترین نکات از تکنیک‌های مدیریت زمان و بهره‌وری است. به‌جای تمرکز روی کل هدف، روی کاری که اکنون انجام می‌دهید تمرکز کنید.
92- مهارت‌هایتان را تقویت کنید
یادگیری یا تقویت مهارت‌ها می‌تواند به شما کمک کند کارهایتان را سریع‌تر انجام دهید. این به این دلیل است که شما نه‌تنها دانش موردنیاز، بلکه رویکردهای جدیدی برای حل مشکلات دارید. همچنین اعتمادبه‌نفس شما را افزایش می‌دهد.
93- ضرب‌الاجل تعیین کنید
تعیین ضرب‌الاجل در هر کاری، یک ترفند مفید برای نگه‌داشتن شما در مسیر و جلوگیری از به تعویق انداختن کار است. به عنوان مثال اگر نیاز است کاری را تا جمعه تحویل دهید، آخرین‌مهلت را برای پنجشنبه تعیین کنید. این کار استرس را کاهش می‌دهد و همچنین زمان می‌دهد تا مروری بر کار انجام شده داشته باشید.
94- زمانی بین کارها در نظر بگیرید
بدون هیچ وقفه‌ای از کار به کار یا جلسه به جلسه نپرید. برای شارژ مجدد، تمرکز مجدد یا رفت‌وآمد به زمان نیاز دارید. همچنین از دیر آمدن شما جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود این زمان را صرف رسیدن به کار یا قرار دیگری کنید.
95- دریافت ایمیل را محدود کنید
هیچ‌کس چک کردن و پاسخ‌دادن به ایمیل را دوست ندارد، اما همه آن را انجام می‌دهند. ممکن است در هفته چندین ساعت را صرف چک کردن ایمیل کنید. فقط به تمام‌کارهایی که می‌توانید در آن مدت انجام دهید فکر کنید.
یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان این است که زمانی را که صرف ایمیل‌ها می‌کنید به حداقل برسانید تا این چند ساعت کار را ذخیره کنید. اگر صبح آن را بررسی می‌کنید، فقط به مهمترین مواردی که نیاز به پاسخ فوری دارند پاسخ دهید. بقیه را بگذارید زمان استراحت بین کارها یا در پایان روز انجام دهید. همچنین، مطمئن شوید که آن پیام‌های بی‌اهمیت را به‌عنوان هرزنامه علامت‌گذاری کنید تا صندوق ورودی شما را خالی نکنند.
96- محدودیت زمان در نظر بگیرید
در این تکنیک مدیریت زمان، محدودیت زمانی برای یک کار تعیین می‌کنید. مثلاً تا ساعت 9 صبح همۀ ایمیل‌ها پاسخ داده می‌شود. این یک نسخه سختگیرانه‌تر از تعیین ضرب‌الاجل است.
97- تعیین موضوع برای روز
انتخاب موضوع برای روز یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان است. در این تکنیک، برنامۀ هفتگی خود را با یک موضوع کاری برای هر روز محدود می‌کنید؛ بنابراین برنامۀ روزانه شما به وظایف خاصی از یک دسته اختصاص دارد.
98- کارهای تکراری را خودکار کنید
وظایف خاصی مانند زمان‌بندی جلسات و صورت‌حساب مکرر وجود دارد که می‌توانید آنها را بسپارید به نرم‌افزارهای مربوطه.
99- برنامه‌ریزی‌تان را مرور کنید
همه فعالیت‌های خود را مرور کنید و ببینید کدام یک به شما در رسیدن به اهدافتان کمک نمی‌کند. همچنین باید به فعالیت‌هایی که دیگر در برنامه شما قرار نمی‌گیرند نگاه کنید.
آن‌هایی که به شما کمکی نکرده‌اند و جز کم‌کردن سرعت و ازبین‌بردن زمان چیزی برای شما ندارند را از برنامه حذف کنید.
100- چهار ساعت در روز کار کنید
علم دریافته است که شما باید فقط چهار ساعت در روز کار کنید. این بدان معنا نیست که می‌توانید بقیه روز را به بطالت بگذرانید.
این چهار ساعت در مورد تمرکز بر مهمترین وظایف خود است و مربوط به زمانی می‌شود که بیشترین بهره‌وری را دارید. بقیه روز خود را به تمرین مهارت‌ها و انجام کارهای کم چالش بگذرانید.
نتیجه‌گیری
در این مقاله سعی کردیم به صورت جامع به مسئلۀ مدیریت زمان بپردازیم. از این رو به شما 100 تکنیک مدیریت زمان برای کارآمدی و بهره‌وری بیشتر معرفی کردیم.
پیشنهاد می‌شود تک تک موارد را مطالعه و بهترین مواردی که با آنها راحت هستید را انتخاب کنید.
تایم پارت به عنوان یک پلتفرم حرفه‌ای در مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند. در تایم پارت قادر خواهید بود زمان خودتان یا پرسنلتان را به بهترین شکل پایش کنید؛ همچنین میزان زمان صرف شده برای هر پروژه یا کار را مورد ارزیابی قرار دهید.
