همۀ ما می‌دانیم تنها چیزی که نمی‌توان با پول خرید زمان است و به اندازۀ کافی باارزش زمان آشنا هستیم. در این پست خواهید آموخت که دقیقاً چه مقدار ردیابی زمان در کاهش هزینه‌ها به شما کمک می‌کند.

ردیابی زمان یا time tracking چگونه باعث کاهش هزینه‌هایتان می‌شود؟

نرم‌افزارهای مدیریت زمان باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود به‌خصوص برنامه‌ای مانند تایم پارت که باکیفیت و رایگان ارائه شده است.
نحوهٔ کار به این صورت است که شما داده‌های دقیق و حقیقی را خواهید دید. همان طور که احتمالاً می‌دانید استفاده از حدس و گمان وقتی پای تجارت و کسب‌وکار وسط است ایدهٔ هوشمندانه‌ای نیست.

  1. وقتی زمان را ردیابی می‌کنید همه چیز را به طور شفاف پیش روی خود دارید. پروژه‌های پیش روی خود را به‌خوبی مدیریت می‌کنید و زمان صرف شده برای هر یک را می‌سنجید. این کار کمک می‌کند برای پروژه‌های آینده‌تان که لازم است زمان انجام کار را تخمین بزنید و به مشتری یا کارفرمای خود ارائه دهید داده‌های دقیق‌تری در دسترس داشته باشید.
  2. ردیابی زمان باعث می‌شود پروژه‌هایی را که منابع شرکت را هدر می‌دهند تشخیص دهید و بدانید پول و سرمایهٔ تان دقیقاً در کجا صرف شده است.
  3. نکته‌ای که در پاراگراف قبل به آن اشاره شد کار را برای شما در مرحلهٔ بعد که گزارش صورت‌حساب و پردازش دقیق داده‌ها برای لیست حقوق و فاکتورها است تسهیل می‌کند.
  4. ردیابی زمان باعث می‌شود اولویت هار ا تشخیص دهید و زمان بیشتری برای انجام آن‌ها اختصاص دهید.
  5. اولویت‌بندی و انجام آن‌ها در ابتدا نگرانی و استرس شما را کاهش می‌دهد زیرا می‌دانید که به کارهای مهم‌ترتان را در همان ابتدا رسیدگی کرده‌اید.
  6. بهتر می‌توانید استراحت کنید. استراحت کافی بازدهی کار شما را افزایش می‌دهد و هنگامی که در جریان روند انجام کار هستید خوابیدن بدون نگرانی برایتان راحت‌تر خواهد بود.
    7.ردیابی دیجیتالی زمان به معنای هدرنرفتن منابع محیطی مانند کاغذ و پول اضافی برای تأمین مجدد آن‌ها است. ردیابی زمان به روش تایم پارت نه‌تنها باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود، بلکه کمک بزرگی در سبز نگه‌داشتن زمین و قطع نکردن درختان به شمار می‌آید.

نکاتی برای ردیابی مؤثر زمان و کاهش هزینه‌ها

مدیریت زمان و ردیابی آن را هر روز برای کاهش هزینه‌ها انجام دهید. در مطالعهٔ Affinity live آمده است انسان‌ها تنها 23 درصد از آموخته‌های خود را بعد از 6 روز به‌خاطر می‌آورند. این بدان معنا است که اگر شما به‌صورت هفتگی جدول مدیریت زمان خود را پر کنید، تنها 23 درصد از آن چه که انجام داده‌اید را وارد کرده‌اید. در نتیجه عملاً ارزش و دقت برنامه و گزارش ماهیانهٔ تان به‌مراتب کمتر خواهد بود.

استمرار داشته باشید تا به کاهش هزینه‌ها برسید

پیگیری مداوم برنامه در بازهٔ زمانی طولانی به‌اندازهٔ دقت در انجام آن مهم است. همچنین اطمینان حاصل کنید که تمام اعضای تیم آن از روند برنامه‌ریزی و مدیریت زمان شما پیروی می‌کنند. چرا که فقط به همین طریق می‌توانید در انتهای ماه جمع‌بندی دقیقی از آن چه انجام می‌شود داشته باشید.


ردیابی زمان را سریع و آسان کنید

دلیل اصلی این که مردم به ردیابی و مدیریت زمان علاقه‌ای ندارند و سعی در کاهش هزینه‌ها نمی‌کنند، در مطالعه‌ای در AFFINITY LIVE مشخص شده است. دلیل این است که اگر بخواهند دقیق باشند زمان زیادی را از آن‌ها می‌گیرد و اگر دقت نکنند، در پایان داده‌هایی که حاصل می‌شود چندان قابل استناد نخواهند بود.
بنابراین روش‌های سنتی مدیریت زمان که بر روی کاغذ انجام می‌شدند منسوخ شده‌اند. همچنین روش‌ها دیجیتالی چون پیچیدگی‌های خاص خود را دارند چندان مخاطب ندارند. اما تایم پارت سادگی و دقت را در کنار هم آورده است و زمان زیادی را برای تکمیل کردن آن از شما نمی‌گیرد.
ردیابی خودکار گزینه‌ای است که به همین منظور طراحی شده است. کافی است بر بروی آن کلیک کنید و به پروژهٔ‌تان برسید. در انتها مجدداً با کلیک بر روی آن به کارتان پایان دهید.
اگر هم مایلید برنامهٔ خود را در پایان زمان اداری وارد کنید می‌توانید از جدول زمانی که به‌صورت دستی کار می‌کند استفاده کنید.

دستور عمل‌های روشنی بدهید

به‌منظور افزایش مشارکت افراد در ردیابی بهتر و کامل‌تر زمان، لازم است نحوهٔ کار با سیستم برنامه‌ریزی مورد نظرتان را به‌خوبی آموزش دهید تا منجبر به کاهش هزینه‌ها شود. به‌خصوص برای افراد تازه‌کار یا کسانی که در زمینهٔ فنی چندان مهارت ندارند.
تایم پارت به این صورت طراحی شده که به‌سادگی قابل‌اجرا باشد. در آن حتی افراد غیرمتخصص هم می‌توانند گزارش‌های وارد شده را تجزیه‌وتحلیل و ساعات کاری خود را ثبت کنند.

برای سودآوری زمان خود را گرد کنید

اگرچه پیگیری زمان مهم است، اما دقت بالای ثبت آن نه‌تنها مفید نیست بلکه استرس‌زا است و سودی نخواهد داشت. بنابراین شما می‌توانید زمان‌های 10،5 و 15 دقیقه را گرد کنید و زمانتان را رندتر ثبت کنید.
همچنین ثبت فعالیت‌هایی که به هدفتان ارتباطی ندارند ضرورتی ندارند و تنها در صورتی مهم‌اند که در انتهای بازهٔ زمانی مورد نظرتان متوجه زمان هدررفتهٔ زیادی شوید آن جا است که می‌توانید برخی از فعالیت‌های اضافی خود را ثبت کنید تا دلیل را پیدا کنید.

نتیجه‌گیری:

نمی‌توانیم سودآوری شرکتتان پس از استفاده از تایم‌پارت را دقیق بگوییم؛ زیرا به فاکتورهای زیادی بستگی دارد. این فاکتورها می‌تواند تعداد کارمندان، زمینۀ کاری و غیره باشد. اما آنچه که مسلم است، پیگیری زمان و نحوۀ اجرای پروژه‌ها است. در کنار ما این پیگیری باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش سود خالصتان می‌شود.

مقالهٔ مرتبط: