.همه ی ما میدانیم تنها چیزی که نمی توان با پول خرید زمان است و به اندازه ی کافی با ارزش زمان آشنا هستیم. در این پست درباره ی این که دقیقا چه مقدار در هزینه هایتان صرفه جویی می شود تنها اگر بیاموزید چگونه زمان خود را ردیابی کنید صحبت خواهیم کرد.

ردیابی زمان یاtime tracking چگونه باعث کاهش هزینه هایتان می شود؟

نرم افزار های مدیریت زمان باعث کاهش هزینه های شما می شود به خصوص برنامه ای مانند تایم پارت که که با کیفیت و رایگان ارائه شده است.
نحوه ی کار به این صورت است که شما داده های دقیق و حقیقی را خواهید دید . همان طور که احتمالا می دانید استفاده از حدس و گمان وقتی پای تجارت و کسب وکار وسط است ایده ی هوشمندانه ای نیست.

  1. وقتی زمان را ردیابی می کنید همه چیز را به طور شفاف پیش روی خود دارید. پروژه های پیش روی خود را به خوبی مدیریت می کنید و زمان صرف شده برای هر یک را می سنجید. این کار کمک می کند برای پروژه های آینده ی تان که لازم است زمان انجام کار را تخمین بزنید و به مشتری یا کارفرمای خود ارائه دهید داده های دقیق تری در دسترس داشته باشید.
  2. ردیابی زمان باعث می شود پروژه هایی را که منابع شرکت را هدر می دهند تشخیص دهید و بدانید پول و سرمایه ی تان دقیقا در کجا صرف شده است.
  3. نکته ای که در پاراگراف قبل به آن اشاره شد کار را برای شما در مرحله ی بعد که گزارش صورت حساب و پردازش دقیق داده ها برای لیست حقوق و فاکتور ها است تسهیل می کند.
  4. ردیابی زمان باعث می شود اولویت هار ا تشخیص دهید و زمان بیشتری برای انجام آن ها اختصاص دهید.
  5. اولویت بندی و انجام آن ها در ابتدا نگرانی و استرس شما را کاهش می دهد زیرا می دانید که به کار های مهم تر تان را در همان ابتدا رسیدگی کرده اید.
  6. بهتر می توانید استراحت کنید . استراحت کافی بازدهی کار شما را افزایش می دهد و هنگامی که در جریان روند انجام کار هستید خوابیدن بدون نگرانی برای تان راحت تر خواهد بود.
    7.ردیابی دیجیتالی زمان به معنای هدر نرفتن منابع محیطی مانند کاغذ و پول اضافی برای تامین مجدد آن ها است.ردیابی زمان به روش تایم پارت نه تنها در هزینه های شما صرفه جویی می کند بلکه کمک بزرگی در سبز نگهداشتن زمین و قطع نکردن درختان به شمار می آید.

نکاتی برای ردیابی موثر زمان:

مدیریت زمان و ردیابی آن را هر روز انجام دهید در مطالعه ی Affinity live آمده است انسان ها تنها 23 درصد از اموخته های خود را بعد از 6 روز به خاطر می آورند این بدان معنا است که اگر شما به صورت هفتگی جدول مدیریت زمان خود را پر کنید تنها 23 درصد از آن چه که انجام داده اید را وارد کرده اید و در نتیجه عملا ارزش و دقت برنامه و گزارش ماهیانه ی تان به مراتب کمتر خواهد بود.

استمرار داشته باشید.

پیگیری مداوم برنامه در بازه ی زمانی طولانی به اندازه ی دقت در انجام آن مهم است همچنین اطمینان حاصل کنید که تمام اعضای تیم ان از روند برنامه ریزی و مدیریت زمان شما پیروی می کنند چرا که فقط به همین طریق می توانید در انتهای ماه جمع بندی دقیقی از آن چه انجام می شود داشته باشید.


ردیابی زمان را سریع و آسان کنید :

مطالعه ای در AFFINITY LIVE نشان می دهد دلیل اصلی این که مردم به ردیابی و مدیریت زمان علاقه ای ندارند این است که اگر بخواهند دقیق باشند زمان زیادی را ازآن ها می گیرد و اگر دقت نکنند در پایان داده هایی که حاصل می شود چندان قابل استناد نخواهند بود.
بنابراین روش های سنتی مدیریت زمان که بر روی کاغذ انجام می شدند منسوخ شده اند و روش ها دیجیتالی چون پیچیدگی های خاص خود را دارند چندان مخاطب ندارند. اما تایم پارت سادگی و دقت را در کنار هم آورده است و زمان زیادی را برای تکمیل کردن آن از شما نمی گیرد.
ردیابی خودکار گزینه ای است که به همین منظور طراحی شده است کافی است بر بروی آن کلیک کنید و به پروژه ی تان برسید و در انتها مجددا با کلیک بر روی آن به کارتان پایان دهید.
اگر هم مایلید برنامه ی خود را در پایان زمان اداری وارد کنید می توانید از جدول زمانی که به صورت دستی کار می کند استفاده کنید.

دستور عمل های روشنی بدهید

به منظور افزایش مشارکت افراد در ردیابی بهتر و کاملتر زمان لازم است نحوه ی کار با سیستم برنامه ریزی مورد نظرتان را به خوبی آموزش دهید به خصوص برای افراد تازه کار یا کسانی که در زمینه ی فنی چندان مهارت ندارند.
تایم پارت به این صورت طراحی شده است که به سادگی قابل اجرا باشد و افراد غیر متخصص هم بتوانند گزارش های وارد شده را تجزیه و تحلیل کنند و ساعات کاری خود را ثبت کنند.

زمان خود را گرد کنید

اگرچه پیگیری زمان مهم است اما دقت فوق العاده بالا برای ثبت آن نه تنها مفید نیست بلکه استرس زا است و در نهایت سودی ندارد . بنابراین شما می توانید زمان های 10،5و15 دقیقه را گرد کنید و زمانتان را رند تر ثبت کنید.
همچنین ثبت فعالیت هایی که به هدفتان ارتباطی ندارند ضرورتی ندارند و تنها در صورتی مهم اند که در انتهای بازه ی زمانی مورد نظرتان متوجه زمان هدر رفته ی زیادی شوید آن جا است که می توانید برخی از فعالیت های اضافی خود را ثبت کنید تا دلیل را پیدا کنید.

نتیجه گیری:

ما نمی توانیم ارقام دقیق سودآوری شرکتتان پس از استفاده از تایم پارت را به شما بگوییم چون به فاکتور های زیادی مانند تعداد کارمندان شرکت ، زمینه ی کاری و غیره بستگی دارد . اما آن چه که مسلم است این است که با پیگیری زمان و نحوه ی اجراء پروژه ها در کنار ما هزینه هایتان کاهش و سود خالصتان افزایش خواهد .

مقاله ی مرتبط: